Steuern als Selbstständiger – kaum jemand startet seine eigene Tätigkeit mit dem Gedanken daran, doch früher oder später holt sie jeden ein. Stell dir vor: Du sitzt motiviert in deinem neuen Coworking-Space, die ersten Rechnungen sind geschrieben, du feierst deine ersten Aufträge – und plötzlich flattert ein Schreiben vom Finanzamt ins Postfach. Was nun? Viele Selbstständige unterschätzen gerade zu Beginn, was steuerlich auf sie zukommt. Dabei ist es gar nicht so kompliziert, wenn man von Anfang an den Überblick behält und weiß, worauf es ankommt. In diesem Beitrag erfährst du, worin sich Freiberufler und Gewerbetreibende unterscheiden, welche Steuerarten auf dich zukommen und wie du mit digitaler Buchhaltung, den richtigen Tools und smarten Steuertipps den finanziellen Überblick behältst – egal ob vom Homeoffice aus oder unterwegs in der Welt.

Das Wichtigste in Kürze

Ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, entscheidet über deine steuerlichen Pflichten: Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden und zahlen keine Gewerbesteuer, während Gewerbetreibende unter anderem zur Gewerbeanmeldung und zur Zahlung von Gewerbesteuer verpflichtet sind – je nach Tätigkeit und Unternehmensform kann diese Einstufung sehr unterschiedlich ausfallen.

Der Grundfreibetrag schützt kleine Gewinne vor der Einkommensteuer: Solange dein zu versteuerndes Jahreseinkommen unter etwa 10.908 € liegt (Stand 2023), musst du keine Einkommensteuer zahlen – das betrifft aber deinen Gewinn, nicht den Umsatz, und eine Steuererklärung kann auch unterhalb dieser Grenze sinnvoll sein.

Als Selbstständiger musst du dich selbstständig um alle Steuerzahlungen kümmern: Neben der Einkommensteuer können – je nach Unternehmensart und Umsatz – auch Umsatzsteuer, Gewerbesteuer oder weitere Steuern anfallen, wobei du verpflichtet bist, Vorauszahlungen zu leisten und fristgerecht Steuererklärungen einzureichen.

Betrieblich veranlasste Ausgaben senken deine Steuerlast effektiv: Technik, Arbeitsmaterial, Reisen, Software und anteilige Mietkosten kannst du steuerlich absetzen – vorausgesetzt, du dokumentierst die Ausgaben sauber und weist nach, dass sie geschäftlich nötig waren.

Digitale Buchhaltungssoftware macht deine Steuerarbeit unterwegs einfacher: Tools wie Lexoffice, sevDesk oder FastBill helfen dir, Rechnungen zu schreiben, Belege zu sammeln und deine Finanzen im Blick zu behalten – ideal für digitale Nomaden, die unabhängig arbeiten und ihre Buchhaltung modern und papierlos erledigen wollen.

Steuern als Selbstständiger: Was du von Anfang an wissen solltest

Was ist der Unterschied zwischen Freiberufler und Gewerbetreibender?

Ob du als Selbstständiger Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, hat einen direkten Einfluss auf deine steuerlichen Pflichten. Freiberufler üben sogenannte „Katalogberufe“ aus – darunter fallen z. B. Journalisten, Designer, Entwickler, Coaches oder viele kreative und heilberufliche Tätigkeiten. Der Vorteil: Du musst kein Gewerbe anmelden und sparst dir damit die Gewerbesteuer. Außerdem kannst du eine vereinfachte Buchführung nutzen.

Gewerbetreibende hingegen müssen ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden. Dazu gehören zum Beispiel Onlineshop-Betreiber, manche Consultants oder digitale Produktanbieter. Hier fällt zusätzlich zur Einkommensteuer auch Gewerbesteuer an – abhängig von deinem Gewinn und dem Standort deines Unternehmens. Die Abgrenzung ist oft nicht glasklar, deshalb lohnt sich bei Unsicherheit ein Blick ins Einkommensteuergesetz oder eine Beratung.

Wie hoch ist der Steuerfreibetrag für Selbstständige?

Du musst nicht ab dem ersten Euro Steuern als Selbstständiger zahlen. Es gibt einen sogenannten Grundfreibetrag, der bei ca. 10.908 € pro Jahr liegt (Stand 2023, Änderungen jährlich möglich). Das bedeutet: Wenn dein zu versteuerndes Einkommen darunter liegt, musst du keine Einkommensteuer zahlen. Beachte: Es geht hier nicht um deinen Umsatz, sondern um den Gewinn nach Abzug der Kosten.

Als Single liegst du mit einem kleinen Side-Business also oft noch unter dem Freibetrag. Sobald du aber regelmäßig verdienst oder deinen Lebensunterhalt aus deiner Selbstständigkeit bestreitest, kommt die Steuerpflicht ins Spiel. Auch wenn du unter dem Freibetrag liegst, kann es sinnvoll sein, eine Steuererklärung abzugeben – um z. B. Verluste oder Investitionen festzuhalten.

Welche Steuern muss ich als Selbstständiger zahlen?

Als Selbstständiger hast du mindestens mit der Einkommensteuer zu tun. Wenn du gewerblich tätig bist, kommt meist noch Gewerbesteuer obendrauf. Bei einem Umsatz ab 22.000 € im Vorjahr (bzw. zu erwartende 50.000 € im laufenden Jahr) wirst du außerdem um die Umsatzsteuer nicht drum herumkommen – es sei denn, du nutzt die Kleinunternehmerregelung. Und je nach Unternehmensform können weitere Steuern wie Körperschaftsteuer (bei einer GmbH) fällig werden.

Wichtig: Diese Steuern werden nicht automatisch abgeführt. Du bist verantwortlich dafür, diese einzuplanen, regelmäßig Vorauszahlungen zu leisten und fristgerecht Steuererklärungen einzureichen.

Welche Ausgaben kann ich als Selbstständiger absetzen?

Alles, was betrieblich veranlasst ist, kannst du als Ausgaben steuerlich absetzen. Dazu gehören beispielsweise:

• Technik wie Laptop oder Kamera
• Arbeitsmaterialien, Büromöbel
• Fortbildungen und Software-Abos
• Reisekosten bei beruflich bedingten Reisen
• Homeoffice-Anteil an Miete oder Strom

Setze nur das ab, was wirklich zur Arbeit gehört – private Ausgaben erkennt das Finanzamt nicht an. Halte alles mit Belegen fest und dokumentiere deine Ausgaben möglichst sauber. Das macht deine Steuererklärung einfacher und spart bares Geld.

Digitale Buchhaltung für Selbstständige: Tools, Tipps und Paperless-Workflows

Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für Selbstständige?

Wenn du Steuern als Selbstständiger einfach und effizient regeln willst, führt kein Weg an einer ordentlichen Buchhaltungssoftware vorbei. Gerade wenn du ortsunabhängig arbeitest, brauchst du Tools, die nicht nur zuverlässig funktionieren, sondern auch unterwegs nutzbar sind – egal ob vom Laptop in Lissabon oder dem Co-Working-Space in Chiang Mai.

Einsteigerfreundlich und in Deutschland weit verbreitet ist Lexoffice. Es bietet dir alles, was du brauchst: Rechnungen schreiben, Belege scannen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen ans Finanzamt senden und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorbereiten. Auch Debitoor ist einfach zu bedienen und ideal für Solo-Selbstständige. Wer viel mit internationalen Kunden arbeitet, kann sich FastBill oder sevDesk ansehen – beide Systeme sind cloudbasiert und mobil nutzbar.

Wenn du bereits ein bisschen tiefer in der Materie steckst und mehr Kontrolle willst, bietet BuchhaltungsButler automatisierte Buchungsvorschläge, die mit künstlicher Intelligenz arbeiten. Das spart viel Zeit – vor allem, wenn du regelmäßig gleichartige Belege hast. Und falls du internationale oder mehrsprachige Rechnungen brauchst, achte darauf, ob das Tool diese Funktion unterstützt – das können nicht alle.

Wichtig ist: Die Software muss zu deinem Workflow und Geschäftsmodell passen. Wenn du viele kleine Rechnungen schreibst, braucht’s ein anderes Setup als bei unregelmäßigen großen Projekten. Teste am besten zwei oder drei Tools in der kostenlosen Phase und entscheide dich dann. Achte bei der Auswahl darauf, dass dein Tool auch mit deinem Steuerberater kompatibel ist – zum Beispiel über den DATEV-Export, falls du einen nutzt.

Und noch ein praktischer Tipp: Setze auf eine Plattform mit mobiler App. So kannst du z. B. Belege direkt nach dem Restaurantbesuch fotografieren oder Zwischenschritte erledigen, während du auf deinen Flug wartest. Und je digitaler und aktueller du deine Buchhaltung pflegst, desto entspannter wird deine nächste Steuererklärung.

Steuern als Selbstständiger im Ausland: So gehst du mit Wohnsitzfragen und internationalen Einkünften um

Was ist, wenn ich im Ausland lebe und in Deutschland steuerpflichtig bin?

Wenn du als Selbstständiger im Ausland lebst, aber offiziell noch in Deutschland gemeldet bist oder dort deinen Lebensmittelpunkt hast, kannst du in Deutschland steuerpflichtig bleiben – auch wenn du physisch nicht mehr dort bist. Entscheidend ist dabei nicht nur, wo du aktuell wohnst, sondern wo dein „gewöhnlicher Aufenthalt“ oder „Wohnsitz“ liegt. Ganz konkret bedeutet das: Sobald du länger als 183 Tage pro Jahr in Deutschland verbringst oder dort eine eigene Wohnung zur Verfügung hast, setzt das Finanzamt voraus, dass du dort unbeschränkt steuerpflichtig bist.

Auch wenn du aktuell im Ausland bist, können Steuern als Selbstständiger in Deutschland fällig werden, sobald deine Einnahmen aus einer deutschen Quelle stammen – etwa durch Kunden, die in Deutschland sitzen, oder wenn deine Rechnungen in Deutschland ausgestellt werden. Je nach Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und deinem Aufenthaltsland kann sich daraus eine Verpflichtung zur Besteuerung in beiden Ländern ergeben. In diesen Fällen verhindert das Abkommen, dass du für dieselben Einkünfte doppelt Steuern bezahlen musst – aber du musst sie trotzdem korrekt in beiden Ländern deklarieren.

Ein echter Stolperstein: Viele Menschen lassen ihre Meldeadresse in Deutschland bestehen, obwohl sie längst dauerhaft im Ausland leben. Das kann dazu führen, dass das deutsche Finanzamt dein Einkommen vollständig besteuert – selbst wenn du z. B. in Thailand oder Portugal lebst. Wenn du vermeiden willst, in Deutschland weiter steuerpflichtig zu sein, musst du deinen Wohnsitz offiziell abmelden („Abmeldung ins Ausland“ bei der Stadtverwaltung). Achtung: Auch mit der Abmeldung kann es sein, dass deine Einkünfte in Deutschland steuerpflichtig bleiben – etwa bei Kunden oder Betriebsstätten in Deutschland.

Wenn du deine Selbstständigkeit vollständig ins Ausland verlegen möchtest, brauchst du ein klares Konzept: Wohnsitz ab- und im Ausland anmelden, alle Geschäftsprozesse (wie Rechnungsstellung und Konto) ins Ausland verlagern und regionales Steuerrecht beachten. Dabei solltest du dich auch über eine mögliche beschränkte Steuerpflicht in Deutschland informieren – z. B., wenn weiterhin deutsche Einkünfte fließen, aber kein Wohnsitz mehr besteht.

Klar ist: Wer ortsunabhängig lebt, muss sich aktiv und ehrlich mit seinem Steuerstatus auseinandersetzen. Nur so lässt sich steuerlichen Problemen oder Nachzahlungen aus dem Weg gehen – und du kannst dein Leben als digitaler Nomade wirklich frei gestalten.

Steuertipps für Selbstständige: So zahlst du nicht zu viel

Wie kann ich legal Steuern sparen als Selbstständiger?

Steuern gehören zum Alltag als Selbstständiger – aber es gibt einige völlig legale Möglichkeiten, wie du deine Steuerlast reduzieren kannst. Wichtig ist, dass du dich frühzeitig damit beschäftigst, denn gute Planung spart dir am Ende bares Geld. Dabei geht es nicht um Tricks oder Schlupflöcher, sondern um kluge Gestaltung deiner Geschäftsausgaben und deiner privaten Finanzen.

Zuerst solltest du so viele betrieblich veranlasste Ausgaben wie möglich korrekt erfassen und geltend machen. Alles, was deine Tätigkeit unterstützt – wie Technik, Software, Bürobedarf, Weiterbildungen oder berufsbedingte Reisen – mindert direkt deinen Gewinn. Und nur der Gewinn wird versteuert, nicht dein Umsatz. Überlege dir also bei allen Investitionen, ob und wie du sie beruflich nutzen kannst. Halte die Belege ordentlich fest, idealerweise digital.

Wenn du viel unterwegs bist oder im Homeoffice arbeitest, kannst du auch Reisekosten und Raumkosten absetzen. Dazu zählen etwa ein anteiliger Mietkostenbetrag für dein Arbeitszimmer oder Fahrtkosten zu Meetings. Achte hier auf klare Trennung zwischen privat und geschäftlich. Wer ortsunabhängig arbeitet, muss oft nachweisen, dass Reisen nicht nur privat motiviert waren – dokumentiere also die berufliche Notwendigkeit.

Auch das richtige Timing kann dir helfen, Steuern als Selbstständiger zu senken. Große Anschaffungen wie ein neuer Laptop oder ein Online-Kurs lassen sich gezielt am Jahresende tätigen, um das steuerpflichtige Einkommen in einem besonders umsatzstarken Jahr zu reduzieren. Alternativ kannst du manche Ausgaben auch über mehrere Jahre abschreiben – bei langlebigen Arbeitsmitteln wie Kameraausrüstung oder Büroeinrichtung.

Eine weitere Möglichkeit ist die freiwillige Zahlung in die gesetzliche Rentenversicherung oder ein Rücklagenplan über bestimmte Vorsorgeprodukte, die steuerlich gefördert werden. Damit sparst du kurzfristig an Steuern und baust gleichzeitig Altersvorsorge auf.

Tipp: Nutze die Kleinunternehmerregelung, wenn du noch in der Aufbauphase bist und unter den Umsatzgrenzen bleibst. So musst du keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen – das kann deinen Cashflow spürbar entlasten. Behalte aber im Blick, wann du die Grenze sprengst.

Letztlich gilt: Wer regelmäßig Einnahmen und Ausgaben analysiert, Steuerrücklagen bildet und steuerlich relevante Themen kennt, hat mehr Kontrolle über sein Business. Wenn du dir unsicher bist: Hol dir frühzeitig Unterstützung – entweder über einen Steuerberater oder digitale Tools, die dir helfen, deine Steuern als Selbstständiger strategisch zu planen.

Fazit

Wer als Selbstständiger erfolgreich und sorgenfrei arbeiten will, sollte sich frühzeitig mit seinen steuerlichen Pflichten auseinandersetzen. Ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, bestimmt unter anderem, ob du Gewerbesteuer zahlen musst und wie deine Buchhaltung aussieht. Wichtig ist, dass du deinen Gewinn korrekt ermittelst, denn nur dieser wird versteuert – nicht der Umsatz. Der Grundfreibetrag schützt kleine Einkommen vor der Einkommensteuer, dennoch ist eine saubere Dokumentation sinnvoll, auch unterhalb der Grenze.

Zusätzliche Steuern wie Umsatz- und ggf. Körperschaftsteuer können anfallen, vor allem bei wachsendem Umsatz oder bestimmten Unternehmensformen. Gleichzeitig kannst du durch intelligent eingesetzte Ausgaben, genaue Belegführung und die Nutzung einer geeigneten Buchhaltungssoftware legal Steuern sparen. Tools wie Lexoffice oder sevDesk erleichtern dir den Überblick, besonders wenn du ortsunabhängig oder digital arbeitest.

Lebst du im Ausland, solltest du deinen Steuerstatus in Deutschland genau prüfen. Einkünfte mit deutschem Bezug können auch ohne Wohnsitz steuerpflichtig bleiben. Eine Abmeldung aus Deutschland muss gut geplant sein, um ungewollte Doppelversteuerung zu vermeiden.

Unterm Strich gilt: Informiere dich rechtzeitig, plane deine Finanzen vorausschauend und nutze digitale Möglichkeiten für deine Buchhaltung. So behältst du die Kontrolle über deine Steuerlast, kannst legal sparen und deine Selbstständigkeit effizient gestalten. Bei Unsicherheiten lohnt sich professionelle Beratung – sie zahlt sich oft mehrfach aus.